Vediamo oggi quali sono i motivi per cui un evento viene organizzato da una azienda e perché è così importante per essa.
Possono essere molteplici le ragioni per cui un ente pubblico o una azienda decidano di organizzare uno o più eventi. Pur avendo dei format e dei messaggi da trasmettere chiaramente diversi, i motivi possono essere simili. Quelli più frequenti riguardano la promozione: promozione di un brand, oppure la promozione di un prodotto o di un servizio. Poi abbiamo ragioni di fidelizzazione, la fidelizzazione dei contatti, dei clienti e dei collaboratori. La fidelizzazione è fondamentale dato che con l’avvento di internet la rapidità con cui i clienti riescono a comparare due servizi è incredibilmente facile. Proprio per questo la fidelizzazione è estremamente importante. E’ necessario creare con il proprio brand un rapporto personale di engagement il più forte possible. In questo modo si riesce a comprendere che l’evento non è una cosa fine a sé stessa, ma gioca un ruolo chiave all’interno di un progetto di comunicazione molto più ampio che comprende svariate attività. E’ un’occasione molto importante per presentare la propria attività e tutto ciò che la circonda.
Organizzare un evento per un’azienda in proprio può essere fattibile, vista la quantità di risorse a disposizione, ma è sicuramente meglio rivolgersi ad una agenzia esterna specializzata in questo genere di cose.
Come può il lavoro svolto da una agenzia professionista fare la differenza? Lo specialista di organizzazione di eventi, grazie alle sue capacità particolari è in grado di fornire un evento organizzato al meglio, coerente e grazie alla sua esperienza può anticipare eventuali problemi (che siano logistici o burocratici) che potrebbero sorgere prima e soprattutto durante l’evento. In più grazie ad i contatti frequenti con i fornitori un event planner è in grado di garantire anche prezzi inferiori rispetto a quelli di mercato.
Grazie all’aiuto di una agenzia l’azienda ha più tempo per concentrarsi sulle public relations.
Come si può scegliere l’event planner più idoneo per un evento aziendale?
Ovviamente si deve scegliere in base all’esperienza, al prestigio e alla serietà della agenzia o del professionista ed in base anche alla tipologia di evento che si vuole organizzare ed al prestigio dell’azienda stessa. É fondamentale però anche conoscere la persona, dato che ci si troverà in contatto con essa per diverso tempo ed in modo molto intensivo ed è attraverso il dialogo che si raggiungono i risultati migliori.